Как поступить, если счет за оказанную услугу оплачен, но отсутствуют закрывающие документы?

Добрый день. Подскажите, пожалуйста. Возникла следующая ситуация. Один поставщик нам регулярно оказывает услуги по найму машин. Документы (оригиналы), как правило, они присылают экспресс почтой скопом в конце каждого месяца. Сейчас сложилась такая ситуация, что у меня на руках по некоторым услугам остались только сканы документов, оригиналов нет, а юр. лицо закрылось. И документально получается, что у нас образовался аванс.  Расходы по сканам я не могу принять к вычету ни при расчете НДС, ни при расчете налога на прибыль.Подскажите,пожалуйста, дальнейшие действия (верно ли я понимаю) - 1. не принимать в расходы документы у которых нет оригиналов. Сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность, исходя из отсутствия документов, с образовавшимся в следствие этого авансом. 2. - пытаться получить документы, и если они будут получены принять их к расходам по почтовому штемпелю (после сдачи декларации по ндс), 3. - если документы так и не предоставят то по решению руководителя списать через три года в безнадежные долги.